dienstliche E-Mail und Datenschutz

Warnung: Dieses Thema hat weitreichende rechtliche Konsequenzen. Wenden Sie sich an qualifizierte Berater, um die Bestimmungen und deren Anwendung zu prüfen.

Die geschäftliche E-Mail ist ein Werkzeug für die Arbeitswelt
und enthält eine beeindruckende Menge an geschäftsbezogenen Informationen.

Die Unternehmen können mit E-Mails,
die ein geschäftliches Arbeitsinstrument sind, machen, was sie wollen, aber werden sie von den Mitarbeitern geschrieben und gelesen?
Können sie sie lesen? Können sie Sicherungskopien erstellen? Können sie sie archivieren?

Zusammenfassung:

generische geschäftliche E-Mail-Adressen, keine Einschränkungen

Das Arbeitspostfach hat einen ambivalenten Charakter:
Es ist ein Werkzeug, das dem Arbeitgeber gehört, aber vom Arbeitnehmer genutzt wird.

Wir müssen zwischen zwei verschiedenen Arten von geschäftlichen E-Mail-Adressen unterscheiden:

  • Persönliches Firmenpostfach, z. B. vorname.nachname@firmenname.com
  • Allgemeine Firmen-E-Mail-Adresse wie z. B. Info, Support, Vertrieb, Marketing, Abrechnung usw.,
    d. h. alle, die NICHT mit einer einzelnen Person in Verbindung stehen.

Die allgemeinen Firmenpostfächer sind überhaupt nicht problematisch,
die Firma prüft sie, liest alle Nachrichten und hat keinerlei Einschränkungen.

Persönliche Firmenpostfachadresse, wie z. B. Firmenwagen

Die persönlichen Postfächer, wie zum Beispiel name.nachname@firmenname.com,
können personenbezogene Daten des Mitarbeiters enthalten, die der Arbeitgeber schützen muss.

Wenn wir uns für die Nutzung dieser Art von Postfach entscheiden,
müssen wir als Arbeitgeber wissen, welche technischen Standards wir anwenden
und welche Werkzeuge wir einsetzen müssen, um die Daten angemessen verarbeiten zu können.

Der Briefkasten ist vergleichbar mit dem Firmenwagen;
er steht dem Mitarbeiter für die Nutzung im Rahmen seiner geschäftlichen Aufgaben zur Verfügung.

Der Arbeitgeber kann beispielsweise die gefahrenen Kilometer überprüfen, um sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer
dieses Arbeitsmittel nicht missbraucht und für private Zwecke verwendet hat.

Der Arbeitgeber darf jedoch nicht systematisch und ohne konkreten Grund überwachen,
was der Arbeitnehmer im Firmenwagen tut.

Der Briefkasten ist das Äquivalent zum Firmenwagen, ein Arbeitsgerät, das dem Unternehmen gehört und
dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird, damit er es für die Arbeit benutzt, ausschließlich zur Erfüllung seiner Aufgaben.

Was der Mitarbeiter sendet und empfängt, auch während der Arbeitszeit, ist vergleichbar mit dem, was
im Cockpit des Firmenwagens geschieht und wird mit privater Korrespondenz gleichgesetzt.

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Nur unter bestimmten Bedingungen lesbar

Das Unternehmen kann den Inhalt der E-Mails nicht lesen;
dies ist weder systematisch noch ohne konkreten Anlass möglich.
Selbst bei einem bestimmten Anlass ist dies nur unter bestimmten Bedingungen möglich.

Es stehen drei unterschiedliche Interessen auf dem Spiel, die gegeneinander abgewogen werden müssen:

  • Das Interesse des Arbeitgebers am Zugriff auf diese Inhalte
    aus organisatorischen/produktionstechnischen, arbeitssicherheitsrelevanten oder anderen Gründen

  • die berechtigte Erwartung von Mitarbeitern
    , die diese Inhalte als vertraulich betrachten.

  • Dritte, die an das Firmenkonto schreiben,
    sind sich möglicherweise nicht bewusst, dass der Inhalt ihrer Korrespondenz nicht privat und vertraulich ist.
    (Der übliche Haftungsausschluss am Ende von E-Mails weist in der Regel darauf hin, dass der Inhalt von anderen gelesen werden kann.)

den Mitarbeiter informieren

Der Arbeitnehmer muss durch angemessene schriftliche Mitteilung darüber informiert werden, dass die E-Mail-Nachrichten
ausschließlich für Zwecke im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis verwendet werden dürfen, beispielsweise durch ein Verbot der privaten Nutzung.

Das Dokument muss eine Anleitung zur Nutzung der Firmentools,
einschließlich des E-Mail-Postfachs, enthalten und darauf hinweisen, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden:

  • E-Mail-Nachrichten werden archiviert, um den gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen und das Firmenvermögen zu schützen
  • Das Unternehmen kann in bestimmten Fällen den Inhalt des Postfachs des Mitarbeiters überprüfen

Massenkontrollen sind verboten

Verboten sind sogenannte „massive Kontrollen“,
wie beispielsweise das systematische Auslesen des Inhalts des Postfachs eines Mitarbeiters.

Die Grenzen der Arbeitgeberkontrolle basieren auf drei Grundprinzipien:

  • Eine Grundsatz des guten Glaubens, der es dem Arbeitgeber erlaubt, die Firmen-E-Mail-Adresse des Mitarbeiters nur dann zu überprüfen,
    wenn ein triftiger Grund vorliegt
    , beispielsweise zum Schutz von Firmenvermögen, das durch einen Virus gefährdet oder bedroht sein könnte;
    oder im Falle des Verdachts auf Untreue des Mitarbeiters, um präventive Überprüfungen durchzuführen.

  • Die anderen sind Verhältnismäßigkeit in der Kontrolle und zeitliche Begrenzung sowie Begrenzung des Forschungsgegenstands.

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Verpflichtung zur Archivierung von E-Mail-Nachrichten

Die Vorschriften verlangen, dass der Arbeitgeber nachweist,
dass er angemessene und wirksame Sicherheitsmaßnahmen
zum Schutz der Unternehmensdaten ergriffen hat, wie beispielsweise die Archivierung von Firmen-E-Mails.

Verpflichtung zur Information des Arbeitnehmers

Zugriff des Arbeitgebers auf Daten,
wenn dieser in Ermangelung detaillierter Unternehmensinformationen erfolgt:

  • stellt einen sehr schwerwiegenden Verstoß dar.

    Sensible Daten können sich im persönlichen Bereich des Mitarbeiters befinden,
    beispielsweise Informationen über politische, religiöse, sexuelle oder gewerkschaftliche Tendenzen,
    deren Vertraulichkeit auf höchstem Niveau gewährleistet werden muss.

  • Es handelt sich um eine Straftat;

    zudem besteht das Risiko, dass alle illegal erlangten Daten
    in einem Gerichtsverfahren unbrauchbar sind.

Verpflichtung zur Löschung von E-Mails

Geschäftskorrespondenz sollte grundsätzlich maximal zehn Jahre aufbewahrt werden.
Dies dient dem Schutz des Firmenvermögens und der Verteidigungsfähigkeit in Rechtsstreitigkeiten.

Die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur zu einem bestimmten Zweck zulässig.
Entfällt dieser Zweck nach einer gewissen Zeit, beispielsweise nach zehn Jahren, müssen diese Daten gelöscht werden.

Verpflichtung zur Deaktivierung der Postfächer

Im Falle einer Entlassung oder Kündigung des Mitarbeiters
muss das Postfach name.nachname innerhalb kurzer Zeit deaktiviert werden.

Das Unternehmen kann eine automatische Antwort aktivieren, die den Absender darüber informiert, dass das Konto deaktiviert wurde, und
ihn auffordert, an eine andere interne E-Mail-Adresse zu schreiben.

Das historische Archiv der Firmennachrichten ausgeschiedener Mitarbeiter
darf nur dann aufbewahrt werden, wenn der Mitarbeiter darüber informiert wurde, dass seine Nachrichten gespeichert werden.

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