Wie man BCC-E-Mails versendet und einschränkt

Wie kann ich BCC-E-Mails versenden und die Anzahl der BCC-E-Mails begrenzen?

„Cc“ bedeutet „Carbon Copy“ im (alten) Sinne der Anfertigung einer Kopie
mit einer Schreibmaschine unter Verwendung von Kohlepapier.

Das Feld „Bcc:“ in E-Mails (wobei „Bcc“ für „Blindkopie“ steht)
enthält die Adressen der Empfänger der Nachricht
, deren Adressen den anderen Empfängern der Nachricht nicht mitgeteilt werden dürfen.
– IETF RFC 2822 „Internet Message Format“

Der Unterschied zwischen Bcc und Cc liegt im Datenschutz der Empfänger.
Bei Verwendung der Cc-Funktion sind die E-Mail-Adressen im Cc-Feld
für alle Empfänger der E-Mail sichtbar.

Ein Bcc-Empfänger sieht den direkten Empfänger (An:),
kann aber nicht erkennen, wer sonst noch in der E-Mail in Bcc gesetzt wurde.

Bcc gilt oft als benutzerfreundliches System für den Massenversand von E-Mails.
Im Folgenden finden Sie eine kurze Analyse der Vor- und Nachteile der Verwendung von Bcc.
Am Ende der Seite finden Sie die Schlussfolgerungen mit einigen Verbesserungsvorschlägen.

VORTEILE

Es ist ganz einfach: Jeder kann es benutzen.

  • Es ist eine einfache Möglichkeit, mehrere E-Mail-Empfänger zu kontaktieren
  • Jeder mit einem E-Mail-Client kann es nutzen
  • Bei korrekter Anwendung respektiert es die Privatsphäre der Empfänger, indem es deren E-Mail-Adressen nicht offenlegt

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Nachteile

E-Mail ist ein ausgehender Nachrichtenkanal ohne vorherige Prüfung.
Bcc erhöht die Reichweite auf Hunderte oder Tausende von Kontakten.

Bcc sollte als ein risikoreiches,
potenziell gefährliches Kommunikationsmittel betrachtet werden.

  • Es handelt sich um einen fehleranfälligen Prozess, die Risiken sind:
    • Wenn versehentlich Bcc-Empfänger ins Cc-Feld eingetragen werden,
      führt dies in der Regel zu erheblichen Imageschäden.
      Eine neue Entschuldigungsnachricht ist der häufigste Ausweg aus dieser Situation.
      » Die Namen aller Empfänger werden öffentlich gemacht.
      » Unbeabsichtigte (und manchmal auch absichtliche) Verwendung von „Allen antworten“,
         was zu unkontrollierten E-Mail-Ketten führt.
      » Jemand könnte aus DSGVO-Sicht einen Datenschutzvorfall melden,
         wenn der Betreff/Text „besondere Kategorien“ personenbezogener Daten enthält und somit
         die Personen identifiziert, die derselben Kategorie angehören (z. B. Krankheit, sexuelle Orientierung oder Weltanschauung).
    • jemanden irrtümlich als Hauptempfänger (sichtbarer Empfänger) hinzugefügt
    • Vergessen, jemanden hinzuzufügen oder jemanden hinzuzufügen, der die Nachricht nicht erhalten soll

  • Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, als Spam eingestuft zu werden
    • Das Problem ist, dass die meisten Spammer BCC-E-Mails versenden,
      die Ziel-Mailserver aber vorsichtig sind, BCC-Nachrichten anzunehmen.
    • Wenn ich Ihnen eine Nachricht mit BCC sende,
      erhalten Sie eine E-Mail, die nicht an Sie adressiert ist.
      Dies wird bei der Bewertung der Spam-Einstufung der Nachricht negativ bewertet.
    • Dieselbe Nachricht wird
      gleichzeitig an mehrere E-Mail-Adressen derselben Domain gesendet; man kann sie leicht zählen und blockieren.

  • Über falsche Adressen kann keine Kontrolle ausgeübt werden
    • Es können doppelte oder dreifache E-Mail-Adressen für denselben Empfänger vorhanden sein.
      Dies beeinträchtigt den Versand an diesen Empfänger, selbst wenn eine oder mehrere Adressen korrekt sind.
    • Syntaktisch fehlerhafte Adressen werden ohne Warnung akzeptiert
      , beispielsweise wenn das @-Symbol fehlt oder Leerzeichen vorhanden sind.

  • keine Personalisierung / geringe Auswirkungen / wenige oder keine Reaktionen
    • Die Nachricht wird zwangsläufig standardisiert und „anonym“ sein;
      eine individuelle Anrede ist nicht möglich, kein „Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau …“.
    • Die Empfänger in BCC erhalten eine Nachricht, die an eine andere Person gerichtet ist;
      es ist unwahrscheinlich, dass sie diese beachten oder darauf reagieren.

  • Es ist sehr wahrscheinlich, dass es technische Probleme geben wird
    • Jeglicher Missbrauch durch Spammer oder Hacker kann schnell viele Empfänger betreffen
      und den Ruf des SMTP-Servers schädigen (z. B. durch Aufnahme auf die Server-Blacklist).
    • Das Absenderpostfach könnte mit Unzustellbarkeitsbenachrichtigungen (Absender unbekannt, Postfach voll usw.) überlastet sein;
      deren Anzahl kann zwischen 5 % und 20 % der gesendeten E-Mails variieren.
    • Der Versand kann sich negativ auf E-Mail-Zustellungssysteme (SMTP-Server) auswirken, z. B.:
      viele „Bitte später erneut versuchen“-Antworten, eine große Anzahl von Nachrichten in der Mail-Warteschlange, Systemabsturz

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SCHLUSSFOLGERUNGEN

  1. Grenzen setzen
  • Prüfen Sie die von Ihrem E-Mail-Anbieter erlaubte Empfängeranzahl.
    Um ganz sicherzugehen, testen Sie es selbst.

    RealSender stellt eine Liste mit 300 @bogusemail.net-Adressen zum Testen bereit.
    Die Nachrichten landen auf einem „Blackhole“-Mailserver:
    bogusemail-test.txt

  • Die Beschränkung der Empfängerzahl einer einzelnen Nachricht auf eine kleine Zahl, beispielsweise 20,
    ermöglicht es, durch die Zulassung von mehr Empfängern problemlos Nachrichten
    an Tausende von E-Mail-Adressen zu senden, indem diese in kleine Gruppen aufgeteilt werden.
  1. Werden Sie Profi
  • Massen-E-Mails nur über verschiedene Kanäle zulassen

  • Verwenden Sie beim Versenden vieler Nachrichten eine andere Absenderadresse,
    beispielsweise eine andere Subdomain wie @news.firmenname.com.
    Nur autorisierte Personen haben Zugriff darauf
    und gehen sorgsamer damit um.

  • In strukturierten Büros, in denen viele Mitarbeiter mit E-Mails arbeiten und
    spezielle Apps für den Massenversand nutzen
    verfügen die professionellen Systeme über einen Genehmigungsworkflow
    und eine schrittweise Kontrolle; sie sind darauf ausgelegt, Fehler zu vermeiden.

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