Wie man mit zurückgewiesenen E-Mails umgeht

Unzustellbare E-Mails oder einfach „Bounces“ sind E-Mails, die automatisch
von einem MTA (Mail Transfer Agent) an den Absender gesendet werden,
um ihn darüber zu informieren, dass die Nachricht vom Empfänger nicht korrekt empfangen wurde.

Der Betreff lautet üblicherweise „Zurückgesendete E-Mail: Details siehe Protokoll“.
Die erläuternden Informationen zur Unzustellbarkeit, ein Code mit Beschreibung, finden sich im Inhalt.

Der „Statuscode“ sollte die Art des Fehlers, der die Rücksendung verursacht hat, eindeutig identifizieren.
Oft müssen jedoch die von den einzelnen E-Mail-Dienstleistern verwendeten Codes und Beschreibungen
analysiert und interpretiert werden, um den Bounce korrekt zu klassifizieren.

Welche Risiken bergen unzustellbare E-Mails?

Das Versenden von E-Mails an falsche/inaktive Empfänger gilt als „Spammerverhalten“.

Man kann sie nicht ignorieren

Wenn Sie den Rest Ihrer Liste erreichen möchten, sollten Sie aufhören, E-Mails an die „schlechten“ Kontakte zu senden.
Manchmal wird dies auch als „Listenhygiene“ bezeichnet.

Sie sollten deren Bedeutung verstehen

Es gibt drei Arten von Zustellstatusbenachrichtigungen (DSN): Erfolg – Die E-Mail wurde zugestellt (die Benachrichtigung wird nur auf Anfrage des Absenders gesendet).
Hard Bounce – Es ist ein dauerhafter Fehler aufgetreten.
Soft Bounce – Es ist ein vorübergehender Fehler aufgetreten.

Hard Bounce (Statuscode 5.XXX.XXX): Die E-Mail-Adresse hat einen dauerhaften Fehler verursacht
, z. B. „550 5.1.1 … Benutzer unbekannt“ oder „5.1.2 … Host unbekannt“.
Ein dauerhafter Fehler bedeutet, dass Sie diesem Empfänger keine E-Mails mehr senden sollten.
Eine einzige unzustellbare Nachricht sollte zur Sperrung der E-Mail-Adresse führen.

Soft Bounce (Statuscode 4.XXX.XXX): Die E-Mail-Adresse hat einen vorübergehenden Fehler verursacht,
z. B. „452 4.2.2 … Postfach voll“.
Ein vorübergehender Fehler bedeutet, dass Sie die Zustellung später erneut versuchen können.
Mindestens drei unzustellbare Nachrichten innerhalb weniger Tage sollten zur Sperrung der E-Mail-Adresse führen.

Sie sollten wissen, wie die Ballrückprallbehandlung funktioniert (und wie man sie anpassen kann)

Alle zurückgegebenen Nachrichten werden von einer Anwendung heruntergeladen und anschließend
zur menschlichen Überprüfung bereitgestellt, entweder über die Benutzeroberfläche der Anwendung oder über eine JSON-Datei.
Die Klassifizierung folgt bestimmten Regeln, die bearbeitet werden können
Die Optionen legen fest, wann weiche Bounces auf harte Bounces „aufgewertet“ werden

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Überprüfen Sie die Anzahl der Bounces

Manchmal kann ein Konfigurationsfehler sowohl auf der Sender- als auch auf der Empfängerseite
zu einem Soft Bounce oder sogar zu einem Hard Bounce führen.

Es empfiehlt sich, die Anzahl der unzustellbaren E-Mails der letzten Woche zu überprüfen,
um festzustellen, ob die Werte mit denen der Vorwoche übereinstimmen oder ob es Unregelmäßigkeiten gibt.
Sollte etwas nicht stimmen, fällt es Ihnen sofort auf. Die Analyse der Details der unzustellbaren E-Mails hilft Ihnen, die Ursache zu finden.

Manche Systeme ermöglichen es, die Anzahl der Tage (z. B. 180) festzulegen,
nach denen die Bounce-Informationen eines Abonnenten verworfen werden.
Auf diese Weise versucht der SMTP-Server erneut, den Empfänger zu kontaktieren.

Irrtümlich aktivierte Sperren werden automatisch aufgehoben,
die Reputation des SMTP-Servers kann jedoch darunter leiden.

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Neue Trends beim Umgang mit Bouncern

In einem Satz: Vorbeugen ist besser als Heilen.

E-Mail-Versandprozess

Um den Ruf ihrer SMTP-Server nicht zu schädigen,
verwenden immer mehr ESPs (E-Mail-Dienstanbieter) eine „E-Mail-Sperrliste“
, die greift, bevor die Nachrichten das Postfach des Empfängers erreichen.

Wenn ein Kunde eine E-Mail sendet, die zu einem Hard Bounce führt,
wird die E-Mail-Adresse, von der der Bounce verursacht wurde, der Sperrliste hinzugefügt.

Die Sperrliste gilt für alle Kunden. Das heißt,
wenn ein anderer Kunde versucht, eine E-Mail an eine Adresse auf der Sperrliste zu senden,
wird diese vom SMTP-Server nicht zugestellt, da die E-Mail-Adresse gesperrt ist.

Die Verwendung von SMTP-Servern mit dedizierter IP-Adresse kann Probleme im Zusammenhang mit der Reputationsteilung vermeiden.
Beispielsweise kann die Sperrliste für E-Mails auf Ihre IP-Adresse beschränkt werden,
sodass Ihre E-Mails nicht beeinträchtigt werden, falls ein anderer Kunde den SMTP-Server auf die Blacklist setzt und die damit verbundenen Bounces verursacht
.

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Statuscodes für zurückgesendete Nachrichten

Statuscodes zur Identifizierung von Hard Bounces und Soft Bounces haben folgende Syntax:
Statuscode = Klasse "." Betreff "." Details

Statuscodes bestehen aus drei durch "." getrennten numerischen Feldern

Der erste Untercode (Klasse) gibt an, ob der Verteilungsversuch erfolgreich war
Der zweite Untercode (Betreff) gibt die wahrscheinliche Ursache einer etwaigen Zustellungsanomalie an
Der dritte Untercode (Detail) kennzeichnet einen spezifischen Fehlerzustand

Der Untercode (die Klasse) dient der allgemeinen Klassifizierung des Status.
Die für jede Klasse aufgeführten Werte sind in RFC 3463 und RFC 6522:

2.XXX.XXX Erfolg (Wird nur auf Anfrage des Absenders gesendet) Erfolg bedeutet, dass die DSN eine positive Zustellung meldet. Detaillierte Untercodes können Informationen zu für die Zustellung erforderlichen Transformationen enthalten. 4.XXX.XXX Anhaltender vorübergehender Fehler Ein anhaltender vorübergehender Fehler liegt vor, wenn die gesendete Nachricht gültig ist, jedoch ein vorübergehender Zustand zum Abbruch oder zur Verzögerung von Sendeversuchen geführt hat. Wenn dieser Code zusammen mit einer Zustellungsfehlermeldung auftritt, kann der Versand in Zukunft erfolgreich sein. 5.XXX.XXX Dauerhafter Fehler Ein dauerhafter Fehler lässt sich voraussichtlich nicht durch erneutes Senden der Nachricht in ihrer aktuellen Form beheben. Für eine erfolgreiche Zustellung muss die Nachricht oder das Ziel geändert werden.

Einige Code- und Beschreibungsbeispiele:

2.0.0: Gesendet (Nachricht zur Zustellung angenommen) 4.2.2: Speicherkontingent überschritten 4.4.5: Nicht genügend Speicherplatz 5.0.0: Ungültiger Domänenname 5.1.1: Benutzer unbekannt 5.7.1: Nachrichteninhalt abgelehnt

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