automatische Bounce-Verwaltung

Das wiederholte Versenden an falsche oder inaktive Empfänger gilt als „Spam-Verhalten“.

Die „Copymail“-App von RealSender erledigt dies automatisch und im Hintergrund.
Der Empfänger sieht nur den ursprünglichen Absender, der weiterhin die Antworten der Empfänger erhält.

E-Mail-Nachrichten enthalten einen Header, der für den Empfänger unsichtbar bleibt. Er heißt „Return-Path“ und ermöglicht es, Fehlermeldungen an eine andere E-Mail-Adresse zu senden.
Copymail füllt diesen automatisch mit wertvollen Informationen, die nicht nur den Empfang der Nachrichten ermöglichen, sondern auch Aufschluss darüber geben, von welcher Liste die Nachricht gesendet wurde und welche E-Mail-Adresse den Fehler verursacht hat.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für den in eine Nachricht eingefügten Kopftext:
von der Liste „Test“ an den Empfänger gesendet „wrong.address@customer.com“:
Return-Path: <test-bounces+wrong.address=customer.com@mXXX-realsender.com>

Die Anwendung unterscheidet zwei Arten von Fehlern:
Hard Bounce (Statuscode 5.XXX.XXX): Die E-Mail-Adresse hat einen permanenten Fehler ausgelöst
wie beispielsweise „550 5.1.1 … Benutzer unbekannt“ oder „5.1.2 … Host unbekannt“
Ein permanenter Fehler bedeutet, dass Sie niemals wieder an diesen Empfänger senden sollten.

Soft Bounce (Statuscode 4.XXX.XXX): Die E-Mail-Adresse hat einen vorübergehenden Fehler verursacht
wie z. B. „452 4.2.2 … Postfach voll“
Ein vorübergehender Fehler bedeutet, dass Sie die Zustellung zu einem späteren Zeitpunkt erneut versuchen können.

Hier eine kurze Beschreibung, wie das automatische Bounce-Management funktioniert:

1. Nach drei Hard Bounces (dauerhafter Fehler, z. B. „Benutzer unbekannt“) oder sechs Soft Bounces (vorübergehender Fehler, z. B. „Postfach voll“) wird der Empfänger gesperrt und in der Abonnentenliste in der Spalte „nomail“ ein Häkchen gesetzt.

2. Sobald der Empfänger gesperrt wurde, werden drei Nachrichten mit dem Wortlaut „Ihr Abonnement für die Liste … wurde deaktiviert“ versendet, bevor der Empfänger aus der Liste entfernt wird.

3. Wenn der Empfänger aus der Liste entfernt wird, erhält der Administrator eine E-Mail-Benachrichtigung.

Hinweis: Nur ein Fehler pro Tag wirkt sich auf die Bewertung des Abonnenten aus. Selbst wenn also an einem Tag zehn Bounce-Mails eingehen, erhöht sich die Bewertung nur um einen Punkt.

All diese Vorgänge mögen einfach erscheinen und sogar manuell von einem Mitarbeiter erledigt werden können.
Dies ist jedoch nur bei sehr kleinen Zahlen möglich, also bei bis zu einigen hundert Empfängern.

Im Durchschnitt werden etwa 20 % der versendeten Nachrichten zurückgewiesen.
Von 1.000 E-Mails werden etwa 200 zurückgewiesen,
was ohne die Hilfe eines automatisierten Systems kaum zu bewältigen ist.

Abmeldeverwaltung

1. Die Nutzung automatisierter Anruf- und Kommunikationssysteme ohne 
menschliches Eingreifen (automatische Anrufmaschinen), von Faxgeräten 
oder von E-Mail zum Zwecke der Direktwerbung ist 
nur gegenüber Teilnehmern oder Nutzern zulässig, die zuvor ihre Einwilligung erteilt haben.

2. Ungeachtet des Absatzes 1 darf eine natürliche oder juristische Person, die 
im Rahmen des Verkaufs eines Produkts oder einer Dienstleistung von ihren Kunden deren elektronische Kontaktdaten für E-Mail erhält, 
gemäß der 
Richtlinie 95/46/EG, so darf dieselbe natürliche oder juristische Person diese elektronischen 
Kontaktdaten für die Direktwerbung für ihre eigenen ähnlichen Produkte oder Dienstleistungen verwenden, 
sofern den Kunden klar und deutlich die Möglichkeit gegeben wird, 
kostenlos und auf einfache Weise einer solchen Verwendung der elektronischen 
Kontaktdaten zum Zeitpunkt ihrer Erhebung sowie bei jeder 
Nachricht zu widersprechen, falls der Kunde einer solchen Verwendung nicht bereits zuvor widersprochen hat.

-- Unaufgeforderte Mitteilungen, Auszug aus Artikel 13 der Richtlinie 2002/58/EG

Diese mittlerweile überholte Regel dient nach wie vor als grundsätzliche Richtschnur. Kurz gesagt:

1. Die Empfänger müssen den Erhalt von Nachrichten angefordert haben
2. Die einzige Ausnahme besteht darin, dass sie bereits Kunde sind, und selbst dann
   muss ihnen stets die Möglichkeit geboten werden, sich abzumelden

Abgesehen von den rechtlichen Konsequenzen führt die Nichtbeachtung dieser einfachen Regeln im Grunde dazu, dass man als „Spammer“ abgestempelt wird. Der dadurch verursachte Schaden kann sogar dazu führen, dass man nicht einmal mehr jene Empfänger erreicht, die Ihre Nachrichten eigentlich erhalten möchten.

Die „Copymail“-App von RealSender bietet einen Link zu einer Seite mit „Optionen“ zum Abmelden von jeder Liste,
, den der Kunde in seine E-Mail-Nachrichten einfügen kann. Hier ein Beispiel:

Nach dem Ausfüllen des Formulars erhält der Angabende eine E-Mail an
mit der Aufforderung, auf den Link zu klicken, um die Abmeldung zu bestätigen:

Wir haben eine Anfrage erhalten, ... Ihre E-Mail-Adresse,
... aus der ... Mailingliste zu entfernen. Um zu bestätigen, dass Sie
aus dieser Mailingliste entfernt werden möchten, besuchen Sie bitte diese Webseite:
(http-Adresse zur Bestätigung der Abmeldung)

Dieselbe Nachricht wird an diejenigen gesendet, die sich unter
abmelden möchten, und zwar über den Header „List-Unsubscribe: …“, der automatisch in jede versendete E-Mail eingefügt wird.

Dieser Header ermöglicht es Webmail-Anwendungen wie Gmail, den Link „Abbestellen“
direkt in der Benutzeroberfläche zu aktivieren, ohne dass der Nutzer ihn in der Nachricht suchen muss.

Um über alle Abmeldungen informiert zu werden, die von den Empfängern selbst vorgenommen wurden, wird empfohlen,
die Benachrichtigungsfunktion an die E-Mail-Adresse des Administrators
in den „Allgemeinen Optionen“ der Liste zu aktivieren: