automatische Bounce-Verwaltung

Das wiederholte Versenden an falsche oder inaktive Empfänger gilt als „Spam-Verhalten“.

Die „Copymail“-App von RealSender erledigt dies automatisch und im Hintergrund.
Der Empfänger sieht nur den ursprünglichen Absender, der weiterhin die Antworten der Empfänger erhält.

E-Mail-Nachrichten enthalten einen Header, der für den Empfänger unsichtbar bleibt. Er heißt „Return-Path“ und ermöglicht es, Fehlermeldungen an eine andere E-Mail-Adresse zu senden.
Copymail füllt diesen automatisch mit wertvollen Informationen, die nicht nur den Empfang der Nachrichten ermöglichen, sondern auch Aufschluss darüber geben, von welcher Liste die Nachricht gesendet wurde und welche E-Mail-Adresse den Fehler verursacht hat.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für den in eine Nachricht eingefügten Kopftext:
von der Liste „Test“ an den Empfänger gesendet „wrong.address@customer.com“:
Return-Path: <test-bounces+wrong.address=customer.com@mXXX-realsender.com>

Die Anwendung unterscheidet zwei Arten von Fehlern:
Hard Bounce (Statuscode 5.XXX.XXX): Die E-Mail-Adresse hat einen permanenten Fehler ausgelöst
wie beispielsweise „550 5.1.1 … Benutzer unbekannt“ oder „5.1.2 … Host unbekannt“
Ein permanenter Fehler bedeutet, dass Sie niemals wieder an diesen Empfänger senden sollten.

Soft Bounce (Statuscode 4.XXX.XXX): Die E-Mail-Adresse hat einen vorübergehenden Fehler verursacht
wie z. B. „452 4.2.2 … Postfach voll“
Ein vorübergehender Fehler bedeutet, dass Sie die Zustellung zu einem späteren Zeitpunkt erneut versuchen können.

Hier eine kurze Beschreibung, wie das automatische Bounce-Management funktioniert:

1. Nach drei Hard Bounces (dauerhafter Fehler, z. B. „Benutzer unbekannt“) oder sechs Soft Bounces (vorübergehender Fehler, z. B. „Postfach voll“) wird der Empfänger gesperrt und in der Abonnentenliste in der Spalte „nomail“ ein Häkchen gesetzt.

2. Sobald der Empfänger gesperrt wurde, werden drei Nachrichten mit dem Wortlaut „Ihr Abonnement für die Liste … wurde deaktiviert“ versendet, bevor der Empfänger aus der Liste entfernt wird.

3. Wenn der Empfänger aus der Liste entfernt wird, erhält der Administrator eine E-Mail-Benachrichtigung.

Hinweis: Nur ein Fehler pro Tag wirkt sich auf die Bewertung des Abonnenten aus. Selbst wenn also an einem Tag zehn Bounce-Mails eingehen, erhöht sich die Bewertung nur um einen Punkt.

All diese Vorgänge mögen einfach erscheinen und sogar manuell von einem Mitarbeiter erledigt werden können.
Dies ist jedoch nur bei sehr kleinen Zahlen möglich, also bei bis zu einigen hundert Empfängern.

Im Durchschnitt werden etwa 20 % der versendeten Nachrichten zurückgewiesen.
Von 1.000 E-Mails werden etwa 200 zurückgewiesen,
was ohne die Hilfe eines automatisierten Systems kaum zu bewältigen ist.