automatische Bounce-Verwaltung

Das wiederholte Versenden an falsche/inaktive Empfänger gilt als „Spammerverhalten“

Die „Copymail“-App von RealSender erledigt dies automatisch und transparent.
Der Empfänger sieht nur den ursprünglichen Absender, der weiterhin Antworten von den Empfängern erhält.

E-Mails enthalten einen Header, der für den Empfänger unsichtbar bleibt. Dieser sogenannte „Return-Path“ ermöglicht es, Fehlermeldungen an eine andere E-Mail-Adresse weiterzuleiten.
Copymail füllt diesen Header automatisch mit wichtigen Informationen, die nicht nur den Empfang der Nachricht gewährleisten, sondern auch die Herkunftsliste und die E-Mail-Adresse des Fehlers ermitteln.

Nachfolgend ein Beispiel für den Header, der in eine Nachricht eingefügt wurde,
die von der Liste „test“ an den Empfänger „wrong.address@customer.com“:
Return-Path:

Die Anwendung erkennt zwei Fehlertypen:
Hard Bounce (Statuscode 5.XXX.XXX): Die E-Mail-Adresse hat einen permanenten Fehler verursacht,
z. B. „550 5.1.1 … Benutzer unbekannt“ oder „5.1.2 … Host unbekannt“.
Ein permanenter Fehler bedeutet, dass Sie an diesen Empfänger keine E-Mails mehr senden sollten.

Soft Bounce (Statuscode 4.XXX.XXX): Die E-Mail-Adresse hat einen temporären Fehler verursacht,
z. B. „452 4.2.2 … Postfach voll“.
Ein vorübergehender Fehler bedeutet, dass Sie die Zustellung zu einem späteren Zeitpunkt erneut versuchen können.

Hier eine kurze Beschreibung, wie die automatische Bounce-Verwaltung funktioniert:

1. Nach drei Hard Bounces (dauerhafter Fehler, z. B. „Benutzer unbekannt“) oder sechs Soft Bounces (vorübergehender Fehler, z. B. „Postfach voll“) wird der Empfänger gesperrt und in der Abonnentenliste unter der Spalte „nomail“ ein Häkchen gesetzt.

2. Sobald der Empfänger blockiert ist, werden drei Nachrichten mit dem Inhalt „Ihr Abonnement der Liste … wurde deaktiviert“ versendet, bevor der Empfänger aus der Liste entfernt wird.

3. Wenn der Empfänger aus der Liste entfernt wird, erhält der Administrator eine E-Mail-Benachrichtigung.

Hinweis: Nur ein Fehler pro Tag wirkt sich auf die Punktzahl des Abonnenten aus. Selbst wenn am selben Tag zehn Bounces eingehen, erhöht sich die Punktzahl nur um eins.

All diese Vorgänge mögen einfach und selbst manuell durchführbar erscheinen.
Dies ist jedoch nur bei sehr kleinen Empfängerzahlen, bis zu einigen hundert Empfängern, möglich.

Im Durchschnitt werden etwa 20 % der versendeten Nachrichten zurückgesendet.
Von 1.000 E-Mails werden etwa 200 zurückgesendet,
was ohne ein automatisiertes System nicht mehr zu bewältigen ist.

Abmeldeverwaltung

1. Die Nutzung automatisierter Anruf- und Kommunikationssysteme ohne menschliches Eingreifen (automatische Anrufmaschinen), Faxgeräte oder E-Mails zu Direktmarketingzwecken ist nur gegenüber Abonnenten oder Nutzern zulässig, die ihre vorherige Einwilligung erteilt haben. 2. Abweichend von Absatz 1 darf eine natürliche oder juristische Person, die im Rahmen des Verkaufs eines Produkts oder einer Dienstleistung gemäß der Richtlinie 95/46/EG die elektronischen Kontaktdaten ihrer Kunden für Direktmarketingzwecke für eigene ähnliche Produkte oder Dienstleistungen erhält, diese elektronischen Kontaktdaten auch für Direktmarketingzwecke nutzen, sofern den Kunden zum Zeitpunkt der Erhebung ihrer elektronischen Kontaktdaten und bei jeder Nachricht – sofern sie dieser Nutzung nicht bereits zuvor widersprochen haben – klar und deutlich die Möglichkeit eingeräumt wird, dieser Nutzung kostenlos und auf einfache Weise zu widersprechen. – Unerwünschte Kommunikation, Auszug aus Artikel 13 der Richtlinie 2002/58/EG

Diese mittlerweile überholte Regel dient weiterhin als Grundlage für die Prinzipienfindung. Kurz gesagt:

1. Die Empfänger müssen den Empfang von Nachrichten angefordert haben
2. Die einzige Ausnahme besteht, wenn sie bereits Kunde sind, und auch dann
   muss ihnen stets die Möglichkeit zur Abmeldung eingeräumt werden.

Abgesehen von den rechtlichen Konsequenzen führt die Nichteinhaltung dieser einfachen Regeln im Wesentlichen dazu, als „Spammer“ abgestempelt zu werden. Der dadurch entstehende Schaden kann sogar dazu führen, dass Sie selbst diejenigen Empfänger nicht mehr erreichen können, die Ihre Mitteilungen erhalten möchten.

Die „Copymail“-App von RealSender bietet einen Link zu einer Optionsseite, über die man sich von jeder Liste abmelden
kann. Dieser Link kann vom Kunden in E-Mails eingefügt werden. Hier ein Beispiel:

Nach dem Ausfüllen des Formulars erhält die angegebene Adresse eine E-Mail
mit der Aufforderung, auf den Link zu klicken, um die Stornierung zu bestätigen:

Wir haben eine Anfrage zur Löschung Ihrer E-Mail-Adresse aus der Mailingliste erhalten. Um Ihre Abmeldung zu bestätigen, besuchen Sie bitte diese Webseite: (http-Adresse für die Abmeldebestätigung)

Dieselbe Nachricht wird auch an diejenigen gesendet, die sich
über den Header „List-Unsubscribe: …“ abmelden möchten. Dieser Header wird automatisch in jede versendete E-Mail eingefügt.

Dieser Header ermöglicht es Webmail-Anwendungen wie Gmail, den Link „Abmelden“ direkt in der Benutzeroberfläche zu aktivieren
, ohne dass der Benutzer ihn in der Nachricht suchen muss.

Um über alle von Empfängern selbstständig vorgenommenen Abmeldungen benachrichtigt zu werden, wird empfohlen,
die Benachrichtigungsfunktion an die E-Mail-Adresse des Administrators
in den „Allgemeinen Optionen“ der Liste zu aktivieren: