So versenden und begrenzen Sie E-Mails mit BCC

Wie versendet und begrenzt man E-Mails mit Bcc?

„Cc“ steht für „Carbon Copy“ im (alten) Sinne der Anfertigung einer Kopie
auf einer Schreibmaschine unter Verwendung von Kohlepapier.

Das Feld „Bcc:“ in E-Mails (wobei „Bcc“ für „Blind Carbon Copy“ steht)
enthält die Adressen von Empfängern der Nachricht
, deren Adressen den anderen Empfängern der Nachricht nicht offenbart werden sollen.
– IETF RFC 2822 „Internet Message Format“

Der Unterschied zwischen „Bcc“ und „Cc“ liegt in der Anonymität der Empfänger.
Bei Verwendung der Cc-Funktion sind die E-Mail-Adressen im Cc-Feld
für alle Empfänger der E-Mail sichtbar.

Ein Bcc-Empfänger kann den direkten Empfänger (An:) sehen,
er kann jedoch nicht erkennen, wer sonst noch per Bcc in die E-Mail aufgenommen wurde.

Bcc wird oft als benutzerfreundliches System für den Massenversand von E-Mails angesehen.
Im Folgenden finden Sie eine kurze Analyse der Vor- und Nachteile der Verwendung von Bcc.
Am Ende der Seite finden Sie die Schlussfolgerungen sowie einige Vorschläge.

VORTEILE

Es ist ganz einfach: Jeder kann es benutzen.

  • Das ist eine einfache Möglichkeit, mehrere E-Mail-Empfänger zu kontaktieren
  • Jeder, der über ein E-Mail-Programm verfügt, kann es nutzen
  • Bei korrekter Verwendung wird die Privatsphäre der Empfänger gewahrt, da ihre E-Mail-Adressen nicht offengelegt werden

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NACHTEILE

E-Mail ist ein Ausgangs-Gateway ohne vorherige Überprüfung.
Über „Bcc“ lässt sich die Reichweite auf Hunderte oder Tausende von Kontakten ausweiten.

Bcc sollte als risikoreiches,
potenziell gefährliches Kommunikationsmittel betrachtet werden.

  • Es handelt sich um einen fehleranfälligen Prozess; die Risiken sind:
    • versehentlich Bcc-Empfänger in das Cc-Feld einfügen
      dies führt in der Regel zu schwerwiegendem Imageschaden
      eine neue Entschuldigungsnachricht ist der häufigste Ausweg aus dieser Situation
      » Die Namen aller Empfänger werden öffentlich gemacht
      » Unbeabsichtigte (und manchmal absichtliche) Verwendung von „Allen antworten“
      was zu unkontrollierten E-Mail-Ketten führt
      » Es könnte zu einem Datenschutzvorfall aus Sicht der DSGVO kommen
      wenn der Betreff/Text „besondere Kategorien“ personenbezogener Daten enthält und dadurch
      Personen identifiziert, die derselben Kategorie angehören (z. B. Krankheit, sexuelle Orientierung oder Weltanschauung)
    • jemanden versehentlich als Hauptempfänger (sichtbaren Empfänger) hinzufügen
    • jemanden vergessen oder jemanden hinzufügen, der die Nachricht nicht erhalten sollte

  • Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die Nachricht als Spam eingestuft wird
    • Das Problem ist, dass die meisten Spammer ihre E-Mails über „Bcc“ versenden
      Die Ziel-Mailserver sind bei der Annahme von Bcc-Nachrichten zurückhaltend
    • Wenn ich dir eine Nachricht per Bcc sende,
      , erhältst du eine E-Mail, die nicht an dich adressiert ist,
      , was bei der Spam-Bewertung als negativer Punkt gewertet wird
    • Wenn dieselbe Nachricht gleichzeitig an „mehrere“ E-Mail-Adressen
      derselben Domain gesendet wird, lassen sich diese leicht zählen und blockieren

  • Es gibt keine Möglichkeit, falsche Adressen zu kontrollieren
    • Es kann vorkommen, dass ein Empfänger mehrere E-Mail-Adressen hat (z. B.
      ). Dies beeinträchtigt den Versand an diesen Empfänger, selbst wenn eine oder mehrere Adressen korrekt sind.
    • Syntaxfehlerhafte Adressen werden ohne Warnung akzeptiert
      zum Beispiel, wenn das @-Zeichen fehlt oder Leerzeichen enthalten sind

  • keine individuelle Anpassung / geringe Auswirkungen / kaum oder gar keine Reaktionen
    • Die Nachricht ist zwangsläufig standardisiert und „anonym“
      Eine persönliche Ansprache ist nicht möglich, kein „Sehr geehrter Herr/Frau …“
    • Ihre Bcc-Empfänger erhalten eine Nachricht, die eigentlich an jemand anderen gerichtet ist
      Es ist unwahrscheinlich, dass sie darauf achten oder darauf reagieren

  • Es ist sehr wahrscheinlich, dass es zu technischen Problemen kommen wird
    • Jede missbräuchliche Handlung durch Spammer oder Hacker kann sich schnell auf viele Empfänger auswirken
      und den Ruf des SMTP-Servers gefährden (z. B. durch die Aufnahme des Servers in eine Blacklist)
    • Das Postfach des Absenders könnte durch Rückläufer (Empfänger unbekannt, Postfach voll usw.) überfüllt werden
      Ihr Anteil kann zwischen 5 % und 20 % der versendeten E-Mails betragen
    • Der Versand kann sich negativ auf E-Mail-Zustellungssysteme (SMTP-Server) auswirken, z. B.:
      zahlreiche „Bitte später erneut versuchen“-Antworten, eine große Anzahl von Nachrichten in der Mail-Warteschlange, Systemabsturz

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SCHLUSSFOLGERUNGEN

  1. Grenzen setzen
  • Überprüfen Sie die von Ihrem E-Mail-Anbieter zugelassene Empfängeranzahl:
    Probieren Sie es selbst aus, um ganz sicher zu sein:

    RealSender stellt eine Liste mit 300 @bogusemail.net-Adressen zum Testen zur Verfügung:
    Die Nachrichten gelangen an einen „Black-Hole“-Mailserver:
    bogusemail-test.txt

  • Begrenzen Sie die Anzahl der Empfänger in einer einzelnen Nachricht auf eine kleine Zahl, beispielsweise 20,
    Wenn Sie mehr Empfänger zulassen, können Sie Nachrichten
    ganz einfach an Tausende von E-Mail-Adressen versenden, indem Sie diese einfach in kleine Gruppen aufteilen
  1. Werden Sie Profi
  • nur den Versand großer E-Mail-Mengen über verschiedene Kanäle zulassen

  • Verwenden Sie beim Versenden vieler Nachrichten eine andere Absenderadresse
    zum Beispiel eine andere Subdomain, wie @news.firmenname.com
    nur autorisierte Personen haben Zugriff darauf
    und sie werden damit sorgfältiger umgehen

  • in strukturierten Büroumgebungen, in denen viele Mitarbeiter mit E-Mails arbeiten,
    verwenden spezielle Apps zum Versenden von Massen-E-Mails
    die professionellen Systeme verfügen über einen Genehmigungs-Workflow
    und eine schrittweise Kontrolle; sie sind darauf ausgelegt, Fehler zu vermeiden

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