Wie man mit zurückgesendeten E-Mails umgeht

Zurückgesendete E-Mails oder einfach „Bounces“ sind E-Mails, die automatisch
von einem MTA (Mail Transfer Agent) an den Absender gesendet werden,
um ihn darüber zu informieren, dass die Nachricht beim Empfänger NICHT korrekt angekommen ist

Der Betreff lautet in der Regel „Zurückgesendete E-Mail: Details siehe Transkript“.
Die erläuternden Informationen zur Fehlermeldung, bestehend aus einem Code mit einer Beschreibung, finden Sie im Text der E-Mail.

Der „Statuscode“ sollte eindeutig die Art des Fehlers angeben, der die Rückmeldung verursacht hat
, doch oft müssen die von den einzelnen E-Mail-Anbietern verwendeten Codes und Beschreibungen
analysiert und interpretiert werden, um den Bounce korrekt einzuordnen.

Welche Risiken bestehen bei zurückgewiesenen E-Mails?

Das Versenden von E-Mails an falsche oder inaktive Empfänger gilt als „Spam-Verhalten“.

Man kann sie nicht ignorieren

Wenn Sie den Rest Ihrer Liste erreichen möchten, sollten Sie am besten keine E-Mails mehr an den „schlechten“ Teil davon senden.
Manchmal wird dies als „Listenpflege“ bezeichnet.

Du solltest ihre Bedeutung verstehen

Es gibt drei Arten von Zustellstatusbenachrichtigungen (DSN): Erfolg – Die E-Mail wurde zugestellt (die Benachrichtigung wird nur gesendet, wenn der Absender dies wünscht)
Hard Bounce – Es ist ein permanenter Fehler aufgetreten
Soft Bounce – Es ist ein vorübergehender Fehler aufgetreten

Hard Bounce (Statuscode 5.XXX.XXX): Die E-Mail-Adresse hat einen permanenten Fehler generiert
wie z. B. „550 5.1.1 … Benutzer unbekannt“ oder „5.1.2 … Host unbekannt“
Ein permanenter Fehler bedeutet, dass Sie niemals wieder an diesen Empfänger senden sollten.
Eine einzige zurückgewiesene Nachricht sollte die Sperrung der E-Mail-Adresse auslösen.

Soft Bounce (Statuscode 4.XXX.XXX): Die E-Mail-Adresse hat einen vorübergehenden Fehler verursacht
wie z. B. „452 4.2.2 … Postfach voll“
Ein vorübergehender Fehler bedeutet, dass Sie die Zustellung zu einem späteren Zeitpunkt erneut versuchen können.
Mindestens drei zurückgewiesene Nachrichten innerhalb weniger Tage sollten die Sperrung der E-Mail-Adresse auslösen.

Du solltest wissen, wie die Behandlung von Bounces funktioniert (und wie man sie anpassen kann)

Alle zurückgesendeten Nachrichten werden von einer Anwendung heruntergeladen
sie werden zur Überprüfung durch den Nutzer bereitgestellt, entweder über die App-Oberfläche oder über eine JSON-Datei
Die Klassifizierung folgt bestimmten Regeln, die bearbeitet werden können
Die Optionen legen fest, wann Soft-Bounces zu Hard-Bounces „hochgestuft“ werden

» Zurück zum Anfang

Überprüfen Sie die Anzahl der Bounces

Manchmal kann ein Konfigurationsfehler sowohl auf der Seite des Absenders als auch auf der Seite des Empfängers
zu einem Soft-Bounce oder sogar zu einem Hard-Bounce führen.

Es empfiehlt sich, regelmäßig die Anzahl der in der letzten Woche zurückgesendeten Nachrichten unter
zu überprüfen, um festzustellen, ob die Werte unverändert geblieben sind oder ob Abweichungen vorliegen.
Sollte etwas nicht stimmen, werden Sie dies sofort bemerken. Ein Blick auf die Details der Rückläufer hilft Ihnen dabei, die Ursache zu ermitteln.

Bei einigen Systemen können Sie die Anzahl der Tage (z. B. 180) festlegen,
nach deren Ablauf die Bounce-Informationen eines Abonnenten gelöscht werden.
Auf diese Weise versucht der SMTP-Server, den Empfänger erneut zu kontaktieren.

Versehentlich aktivierte Sperren werden automatisch aufgehoben
, doch die Reputation des SMTP-Servers kann darunter leiden.

» Zurück zum Anfang

Neue Trends bei der Bounce-Bearbeitung

Kurz gesagt: Vorbeugen ist besser als heilen.

E-Mail-Versand

Um Rufschädigungen ihrer SMTP-Server zu vermeiden,
nutzen immer mehr ESPs (E-Mail-Dienstleister) eine„E-Mail-Sperrliste“
, die greift, bevor die Nachrichten das Postfach des Empfängers erreichen.

Wenn ein Kunde eine E-Mail sendet, die zu einem Hard Bounce führt,
wird die E-Mail-Adresse, die den Bounce verursacht hat, zur Sperrliste hinzugefügt.

Die Sperrliste gilt für alle Kunden. Mit anderen Worten:
Wenn ein anderer Kunde versucht, eine E-Mail an eine Adresse zu senden, die auf der Sperrliste steht,
wird diese vom SMTP-Server nicht versendet, da die E-Mail-Adresse gesperrt ist.

Durch die Verwendung von SMTP-Servern mit dedizierter IP-Adresse lassen sich einige Probleme im Zusammenhang mit der gemeinsamen Nutzung von Reputationswerten vermeiden.
So kann beispielsweise die „E-Mail-Sperrliste“ ausschließlich auf Ihre IP-Adresse beschränkt werden,
sodass Ihre Mailings nicht beeinträchtigt werden, falls ein anderer Kunde eine Sperrung des SMTP-Servers und die damit verbundenen Bounce-Meldungen verursacht,
.

» Zurück zum Anfang

Statuscodes für zurückgewiesene Nachrichten

Statuscodes zur Kennzeichnung von Hard Bounces und Soft Bounces haben folgende Syntax:
status-code = class „.“ subject „.“ detail

Statuscodes bestehen aus drei durch „.“ getrennten Ziffernfeldern

Der erste Teilcode (Klasse) gibt an, ob der Versuch, die Daten zu verteilen, erfolgreich war
Der zweite Untercode (Thema) gibt die wahrscheinliche Ursache für etwaige Lieferabweichungen an
Der dritte Untercode (Detail) weist auf einen bestimmten Fehlerzustand hin

Der Untercode (Klasse) dient der allgemeinen Klassifizierung des Status.
Die für jede Klasse aufgeführten Werte sind in den RFC 3463 und RFC 6522 wie folgt definiert:

2.XXX.XXX Erfolg (wird nur auf Anfrage des Absenders gesendet)
„Erfolg“ gibt an, dass die DSN eine erfolgreiche Zustellung meldet. 
Detaillierte Untercodes können Hinweise auf für die Zustellung erforderliche Anpassungen enthalten.

4.XXX.XXX Anhaltender vorübergehender Fehler
Ein anhaltender vorübergehender Fehler liegt vor, wenn die gesendete Nachricht zwar gültig ist, 
aber das Fortbestehen einer vorübergehenden Situation dazu geführt hat, dass der Versuch, die Nachricht zu versenden, abgebrochen oder verzögert wurde. 
Wenn dieser Code mit einem Zustellungsfehlerbericht einhergeht, kann der Versand in Zukunft erfolgreich sein.

5.XXX.XXX Dauerhafter Fehler
Ein dauerhafter Fehler ist ein Fehler, der durch erneutes Senden der Nachricht in der aktuellen Form wahrscheinlich nicht behoben werden kann. 
Für eine erfolgreiche Zustellung müssen Änderungen an der Nachricht oder am Zielort vorgenommen werden.

Einige Beispiele für Code und Beschreibungen:

2.0.0: Gesendet (Nachricht zur Zustellung angenommen)

4.2.2: Kontingent überschritten
4.4.5: Nicht genügend Speicherplatz

5.0.0: Ungültiger Domänenname
5.1.1: Benutzer unbekannt
5.7.1: Inhalt der Nachricht abgelehnt

» Zurück zum Anfang